Winny czy niewinny strat w środkach obrotowych

Straty jak chleb powszedni

Straty w środkach obrotowych to zmora handlu detalicznego – od produktów spożywczych po odzież. Bo każdy kto podejmuje działalność gospodarczą dąży do osiągania jak największych zysków, a nie generowania strat. Tyle, że każdy kto choć na moment zetknął się z handlem detalicznym od tzw. podszewki wie, że straty w towarach są nie do uniknięcia – zniszczenia, zepsucia, kradzieże, towary, które straciły przydatność do spożycia. Im większa skala działalności, tym większe kwoty wchodzą w grę. A to jeszcze nie koniec problemów – bo czy koszty towarów, które zostały zniszczone, uszkodzone, itp. – jednym słowem spisane jako straty w środkach obrotowych, mogą stanowić koszt uzyskania przychodu w podatku dochodowym.

Na początek trochę teorii

Zgodnie z zasadą ogólną, kosztem uzyskania przychodu są te wydatki, które zostały poniesione w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Jak podkreśla się niejednokrotnie w doktrynie, przepis ten mówi o celu, a nie o ostatecznym efekcie, a więc istotne jest jakie przesłanki kierowały podatnikiem w momencie podjęcia decyzji o poniesieniu kosztów, a nie końcowy wynik jego działań. W tym kontekście, wydatki poniesione przez sklep na zakup towarów, spełniają warunek uznania jej za koszty podatkowe – zostały poniesione w celu uzyskania przychodu z ich odsprzedaży. Przyjęcie przeciwnego założenia (zakup towarów w celu spisania ich w straty) godziłoby w podstawy racjonalnego działania i przedsiębiorczości.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i fizycznych zawierają również katalog wydatków, które są explicite wyłączone z kosztów uzyskania przychodów (pomimo, iż w wielu przypadkach wypełniają przesłanki ujęte w definicji ogólnej). Na próżno w nich jednak szukać kosztów strat w środkach obrotowych. W czym więc problem?

W praktyce

W interpretacjach indywidualnych oraz orzecznictwie sądów administracyjnych ugruntowało się podejście, iż kosztem uzyskania przychodów mogą być tylko te straty w środkach obrotowych, które nie powstały z winy podatnika, w szczególności jego niedbalstwa, naruszenia przepisów albo braku nadzoru nad pracownikami. Kosztem podatkowym mogą więc być tylko te straty, które powstały na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych i nie do uniknięcia przez podmiot racjonalnie i starannie prowadzący swoje interesy. Do tego momentu nie wygląda to jeszcze najgorzej – skonkludowaliśmy już, iż żaden przedsiębiorca nie jest zainteresowany generowaniem strat, więc należałoby przyjąć, iż straty, które powstały były niemożliwe do uniknięcia.

Organy podatkowe i sądy administracyjne nie poprzestają jednak na takim logicznym wywodzie, wskazując, iż na podatniku spoczywa ciężar dowodu, tj. wykazania należytej staranności i racjonalności podjętych działań. Ktoś mógłby powiedzieć, że trudno będzie udowodnić, że się nie jest wielbłądem.

W praktyce jednak, im dalej w las, tym większe drzewa. Organy i sądy analizując poszczególne przypadki, kładą nacisk nie tylko na istnienie odpowiednich procedur u podatnika (np. dotyczących pielęgnacji stanu, szkoleń), ale także na ich przestrzeganie (w praktyce zbyt szczegółowe uregulowanie pewnych kwestii, również nie jest bezpiecznym rozwiązanie, bo z góry narażamy się na zarzut, iż nie przestrzegamy własnych procedur). W trakcie kontroli podatkowych organy podatkowe zwracają uwagę również na takie zagadnienia jak umowy o odpowiedzialności materialnej pracowników (zagadnienie bardzo dyskusyjne),  systematyczne przeglądy sprzętu (np. wózki widłowe, lodówki, chłodnie, itp.), szkolenie pracowników, a także kompletność i szczegółowość dokumentacji strat w środkach obrotowych. Z naszych obserwacji wynika, iż jest to obszar, w którym organy podatkowe są bardzo skrupulatne, podczas gdy podatnicy utyskują na drobiazgowość i brak zrozumienia dla skali ich działalności. I mają rację.

Otóż organy podatkowe wskazują, iż prawidłowa i kompletna dokumentacja strat w środkach obrotowych powinna zawierać informację w jakich okolicznościach i z jakich przyczyn nastąpiły straty. Przy czym, informacje te powinny być przedstawione na poziomie każdej sztuki towaru (np. opakowania jogurtu czy proszku do pieczenia), które została spisana w koszty jako strata w środkach obrotowych. Jednocześnie określenia takie jak „zniszczenie”, „zepsucie”, „towar przeterminowany”, „kradzież” w ocenie niektórych kontrolujących określają skutek danych zdarzeń, a nie ich przyczyny, tj. czy straty nastąpiły z winy podatnika czy były to straty nie do uniknięcia, poza jego kontrolą. Przykładowo, przeterminowaniu uległa śmietana – podatnik powinien wykazać, iż nie wynika to z jego zaniedbań w obszarze planowania zakupów lub niedbałości pracowników, którzy zapomnieli o towarze w magazynie. Ale jak wykazać, że towar został skradziony i przez kogo? Towaru nie ma, więc najbardziej racjonalnym jest założenie, że został skradziony (gdy złodziej zostanie złapany to z reguły towar jest odzyskiwany). Wykonanie takiej dokumentacji w biznesie, który prowadzi około 100 sklepów, a w każdym znajduje się kilka tysięcy rodzajów towarów (SKU), to jak dokonać spisu mrówek na kuli ziemskiej. Nie chodzi jednak o negowanie obowiązku prowadzenia dokumentacji strat czy wykazania staranności w działaniu, a o stawianie wymagań proporcjonalnych do celu i zaangażowanych kwot.

Czy w ogóle można coś zrobić?

Tak. To przede wszystkich przygotowanie odpowiednich procedur, które będą wskazywać na zachowanie należytej staranności oraz podejmowanie wszystkich uzasadnionych (także z kosztowego punktu widzenia) działań w celu uniknięcia i/lub ograniczenia strat w środkach obrotowych. Ich zakres i stopień szczegółowości, a także powiązanie z innymi obszarami działalności (np. przeglądy sprzętu) będzie przesądzać o ich skuteczności, w przypadku sporu z organami podatkowymi. Olbrzymie znaczenie mają także działania podejmowane w toku codziennej działalności, tj. przestrzeganie tych procedur oraz przygotowywanie odpowiedniej dokumentacji poniesionych strat.