Czym jest inwentaryzacja, jak się do niej przygotować, kto musi ją przeprowadzać, kiedy nie jest wymagana, a co mówią o niej przepisy? O to pytamy ekspertów i przypominamy o czym warto pamiętać przeprowadzając inwentaryzację czy remanent.
Czym jest?
Inwentaryzacja to nic innego jak spis aktualnie posiadanych aktywów. Prawidłowo przeprowadzona pozwala na bieżące kontrolowanie stanu posiadanych środków pieniężnych i materialnych. Jest to też podstawa do sporządzenia rzetelnego sprawozdania finansowego z działalności. Wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg handlowych. Ewentualne ujawnione różnice należy wyjaśnić i rozliczyć w dokumentach tego roku, na który przypadał termin inwentaryzacji.
Co powinien zawierać formularz spisowy? Przede wszystkim nazwiska i podpisy osób będących w zespole spisowym. Konieczne są też daty przeprowadzenia inwentaryzacji. W zależności od przedmiotu jakiego dotyczy spis, powinien być on nazwany, potwierdzona jego ilość i wartość. Np. dokonując inwentaryzacji stanu kasy, należy wypisać obecne w niej nominały, ich ilość i łączną wartość. Trzeba w takim dokumencie zaznaczyć też wartość salda i dzień, w którym jego wysokość została ustalona. Zaznacza się w nim również wielkość nadwyżek bądź niedoborów i opisuje przyczyny zaistnienia takich różnic. Dokumentacja inwentaryzacyjna to nie tylko formularze spisowe, ale również ich zestawienia i rozliczenia różnic.
Rodzaje inwentaryzacji
1. Spis z natury – dokonywany jest na podstawie możliwych do zaobserwowania składników majątku. Obejmuje więc widoczne środki trwałe, rzeczowe składniki majątku, środki pieniężne w kasie czy papiery wartościowe. Zgodnie z przepisami inwentaryzacja drogą spisu z natury obejmuje również znajdujące się w placówce przedmioty, będące własnością innych jednostek, powierzone jej np. do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania. Właściciela rzeczy należy potem zawiadomić o wynikach spisu.
2. Uzgadnianie sald – obejmuje środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych, pożyczki, kredyty oraz inne zobowiązania.
3. Weryfikacja stanu ewidencyjnego – dotyczy tych elementów majątku, których stanu nie można ustalić przez spis inwentaryzacyjny lub uzgodnienie sald z kontrahentami. Są to np. grunty rolne czy zobowiązania publicznoprawne.
Sprawdzenie ilości obecnych w przedsiębiorstwie przedmiotów to zazwyczaj monotonna i ciężka praca. Inwentaryzacja może być jednak przeprowadzana nie tylko ręcznie, ale też za pomocą narzędzi informatycznych. Identyfikacja poszczególnych elementów majątku metodą automatyczną wykorzystuje znakowanie i odczyt za pomocą np. kodów kreskowych.
Kto musi przeprowadzać inwentaryzację?
Obowiązek przeprowadzenia prac inwentaryzacyjnych dotyczy wszystkich podmiotów prowadzących księgi rachunkowe. Wymóg ten nakłada ustawa o rachunkowości. Kogo więc ten obowiązek dotyczy w praktyce? Wszystkich osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej. Inwentaryzację muszą także przeprowadzać osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, spółki cywilne i osobowe prawa handlowego. Ma to miejsce zarówno wtedy, gdy prowadzą księgi rachunkowe obowiązkowo, po przekroczeniu progu 1,2 mln zł przychodu, jak też kiedy robią to dobrowolnie. Ustawa nakłada ten obowiązek również na przedsiębiorców zagranicznych.
Remanent
A co jeśli przedsiębiorca nie jest zobowiązany do prowadzenia ksiąg rachunkowych i nie robi tego dobrowolnie? Takie osoby przeprowadzają remanent. W praktyce wygląda on podobnie do inwentaryzacji. Polega on na określeniu stanu ilościowego i wartościowego posiadanych towarów handlowych czy innych wchodzących w skład majątku przedsiębiorcy. Następnie uzgadnia się wyliczony stan z ilościami obecnymi na fakturach, raportach kasowych czy stanami w programach komputerowych. Jeżeli remanent wykaże jakieś niezgodności należy skorygować dane na dokumentach.
Terminy
Każdego roku do 15 stycznia – jest to podstawowy termin do jakiego należy przeprowadzić inwentaryzację. Jest on przewidziany dla rozliczenia składników aktywów przedsiębiorstwa. Dotyczy również zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową. Termin uznaje się za dotrzymany jeśli inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku.
Raz na 2 lata przeprowadza się spis zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową.
Raz na 4 lata dokonuje się sprawdzenia posiadanych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym.
Niezależnie od obligatoryjnych momentów inwentaryzacji, które wyznacza ustawa o rachunkowości, w praktyce inwentaryzację należy przeprowadzić również w przypadku zmiany osoby, która jest odpowiedzialna za majątek (lub na jej żądanie). Spisu dokonuje się również w przypadku zdarzeń losowych, np. kradzieży czy pożaru, które mogły doprowadzić do zmian w stanie posiadanych aktywów czy w końcu na żądanie uprawnionych organów, m.in. urzędu skarbowego, sądu czy policji.
Joanna Kowalska
Czym jest?
Inwentaryzacja to nic innego jak spis aktualnie posiadanych aktywów. Prawidłowo przeprowadzona pozwala na bieżące kontrolowanie stanu posiadanych środków pieniężnych i materialnych. Jest to też podstawa do sporządzenia rzetelnego sprawozdania finansowego z działalności. Wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg handlowych. Ewentualne ujawnione różnice należy wyjaśnić i rozliczyć w dokumentach tego roku, na który przypadał termin inwentaryzacji.
Co powinien zawierać formularz spisowy? Przede wszystkim nazwiska i podpisy osób będących w zespole spisowym. Konieczne są też daty przeprowadzenia inwentaryzacji. W zależności od przedmiotu jakiego dotyczy spis, powinien być on nazwany, potwierdzona jego ilość i wartość. Np. dokonując inwentaryzacji stanu kasy, należy wypisać obecne w niej nominały, ich ilość i łączną wartość. Trzeba w takim dokumencie zaznaczyć też wartość salda i dzień, w którym jego wysokość została ustalona. Zaznacza się w nim również wielkość nadwyżek bądź niedoborów i opisuje przyczyny zaistnienia takich różnic. Dokumentacja inwentaryzacyjna to nie tylko formularze spisowe, ale również ich zestawienia i rozliczenia różnic.
Rodzaje inwentaryzacji
1. Spis z natury – dokonywany jest na podstawie możliwych do zaobserwowania składników majątku. Obejmuje więc widoczne środki trwałe, rzeczowe składniki majątku, środki pieniężne w kasie czy papiery wartościowe. Zgodnie z przepisami inwentaryzacja drogą spisu z natury obejmuje również znajdujące się w placówce przedmioty, będące własnością innych jednostek, powierzone jej np. do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania. Właściciela rzeczy należy potem zawiadomić o wynikach spisu.
2. Uzgadnianie sald – obejmuje środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych, pożyczki, kredyty oraz inne zobowiązania.
3. Weryfikacja stanu ewidencyjnego – dotyczy tych elementów majątku, których stanu nie można ustalić przez spis inwentaryzacyjny lub uzgodnienie sald z kontrahentami. Są to np. grunty rolne czy zobowiązania publicznoprawne.
Sprawdzenie ilości obecnych w przedsiębiorstwie przedmiotów to zazwyczaj monotonna i ciężka praca. Inwentaryzacja może być jednak przeprowadzana nie tylko ręcznie, ale też za pomocą narzędzi informatycznych. Identyfikacja poszczególnych elementów majątku metodą automatyczną wykorzystuje znakowanie i odczyt za pomocą np. kodów kreskowych.
Kto musi przeprowadzać inwentaryzację?
Obowiązek przeprowadzenia prac inwentaryzacyjnych dotyczy wszystkich podmiotów prowadzących księgi rachunkowe. Wymóg ten nakłada ustawa o rachunkowości. Kogo więc ten obowiązek dotyczy w praktyce? Wszystkich osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej. Inwentaryzację muszą także przeprowadzać osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, spółki cywilne i osobowe prawa handlowego. Ma to miejsce zarówno wtedy, gdy prowadzą księgi rachunkowe obowiązkowo, po przekroczeniu progu 1,2 mln zł przychodu, jak też kiedy robią to dobrowolnie. Ustawa nakłada ten obowiązek również na przedsiębiorców zagranicznych.
Remanent
A co jeśli przedsiębiorca nie jest zobowiązany do prowadzenia ksiąg rachunkowych i nie robi tego dobrowolnie? Takie osoby przeprowadzają remanent. W praktyce wygląda on podobnie do inwentaryzacji. Polega on na określeniu stanu ilościowego i wartościowego posiadanych towarów handlowych czy innych wchodzących w skład majątku przedsiębiorcy. Następnie uzgadnia się wyliczony stan z ilościami obecnymi na fakturach, raportach kasowych czy stanami w programach komputerowych. Jeżeli remanent wykaże jakieś niezgodności należy skorygować dane na dokumentach.
Terminy
Każdego roku do 15 stycznia – jest to podstawowy termin do jakiego należy przeprowadzić inwentaryzację. Jest on przewidziany dla rozliczenia składników aktywów przedsiębiorstwa. Dotyczy również zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową. Termin uznaje się za dotrzymany jeśli inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku.
Raz na 2 lata przeprowadza się spis zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową.
Raz na 4 lata dokonuje się sprawdzenia posiadanych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym.
Niezależnie od obligatoryjnych momentów inwentaryzacji, które wyznacza ustawa o rachunkowości, w praktyce inwentaryzację należy przeprowadzić również w przypadku zmiany osoby, która jest odpowiedzialna za majątek (lub na jej żądanie). Spisu dokonuje się również w przypadku zdarzeń losowych, np. kradzieży czy pożaru, które mogły doprowadzić do zmian w stanie posiadanych aktywów czy w końcu na żądanie uprawnionych organów, m.in. urzędu skarbowego, sądu czy policji.
Joanna Kowalska
