Jaką formę powinna mieć umowa najmu lokalu użytkowego i na jaki czas może zostać zawarta? Kto może być stroną umowy?
Definiując w pierwszej kolejności pojęcie lokalu użytkowego, na gruncie prawa cywilnego przyjmuje się, że będzie to lokal wykorzystywany zgodnie z przeznaczeniem na cele inne niż mieszkalne. Może mieć przykładowo postać biura, sklepu, gabinetu lekarskiego, hali magazynowej, garażu, a także odpowiednio wydzielonej i odgrodzonej powierzchni w centrum handlowym.
Odnośnie formy tej umowy, przepisy Kodeksu cywilnego (dalej zwanego jako „KC”) regulują, że umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie, a w razie niezachowania tej formy, poczytuje się umowę za zawartą na czas nieoznaczony. Brak zachowania formy pisemnej nie powoduje nieważności samej umowy najmu. Dopuszczalne jest zatem zawarcie takiej umowy również w formie ustnej.
Z uwagi na jej przedmiot, stronami umowy najmu lokalu użytkowego, a przynajmniej jedną z nich, będą zwykle przedsiębiorcy, czyli osoby wykonujące we własnym imieniu działalność gospodarczą. Umowę mogą zawrzeć także osoby fizyczne (tzw. osoby prywatne), jako że nie każdy lokal użytkowy musi być używany przez najemcę w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
Jakie elementy powinna zawierać umowa na najem lokalu, w którym będzie prowadzona sprzedaż detaliczna?
Tego rodzaju umowa najmu powinna określać w szczególności, jakiego rodzaju towary będą objęte sprzedażą, a także czy prowadzenie sprzedaży wymaga spełnienia określonych warunków (zarówno prawnych, jak zezwolenia czy koncesje, jak i technicznych). Chodzi tutaj m.in. o wskazanie w umowie najmu celu i sposobu wykorzystywania przez najemcę lokalu, czemu służy doprecyzowanie rodzaju działalności, która może być prowadzona w lokalu. Jest to istotne, albowiem używanie przez najemcę lokalu w inny sposób niż określony w umowie najmu może być regulowane przez strony jako jedna z przyczyn uprawniających wynajmującego do jej wypowiedzenia.
Czynsz – czy właściciel ma pełną swobodę w ustaleniu jego wysokości? Jak wygląda kwestia wyboru osoby odpowiedzialnej za płatności i sposób ustalenia terminów?
Wysokość, forma płatności oraz terminy zapłaty są uzgadniane przez strony w umowie najmu.
W razie braku uzgodnień odnośnie terminów zapłaty, zgodnie z art. 669 § 2 KC czynsz będzie płacony z góry, zaś termin zapłaty będzie zależał od czasu trwania umowy najmu, tj. gdy najem ma trwać nie dłużej niż miesiąc – najemca płaci za cały czas najmu, gdy najem ma trwać dłużej niż miesiąc albo gdy umowa była zawarta na czas nieoznaczony – miesięcznie, do dziesiątego dnia każdego miesiąca. Wynajmujący, mając generalnie swobodę w ustaleniu wysokości czynszu, musi brać jednak pod uwagę stawki rynkowe obowiązujące w lokalach o podobnym standardzie. Inaczej nie byłby konkurencyjny rynkowo ani atrakcyjny dla potencjalnych najemców. Wysokość czynszu oraz możliwość jego waloryzacji, określa się zwykle w umowie najmu.
Warto także pamiętać, że KC przyznaje wynajmującemu jednostronne prawo do podwyższenia stawki czynszu przy jednoczesnym wypowiedzeniu jego dotychczasowej wysokości co najmniej na miesiąc naprzód, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. W praktyce zastosowanie tego przepisu nie będzie zbyt duże, albowiem kwestie wysokości i waloryzacji czynszu, jako szczególnie istotne, najczęściej określa umowa (można zastrzec niezmienność wysokości czynszu, szczególnie w umowie na krótki okres). Przechodząc do sposobu zapłaty zwyczajowy sposób jest następujący: 1) czynsz – płatny bezpośrednio wynajmującemu, 2) media – płatne wynajmującemu na podstawie refaktury albo płatne dostawcom mediów, 3) opłaty eksploatacyjne (opłaty za korzystanie z powierzchni wspólnych oraz za usługi świadczone dla wszystkich najemców) – płatne bezpośrednio wynajmującemu.
W jakim stanie i jakimi dokumentami powinien zostać wydany i zdany lokal po zakończeniu okresu najmu?
Stan wydawanego lokalu zależy od ustaleń stron oraz od okoliczności towarzyszących zawieranej umowie. W przypadku lokalu, który został dopiero co wybudowany, możliwe jest wydanie go najemcy w stanie tzw. „deweloperskim”, w celu wykonania prac adaptacyjnych. Prace te mogą polegać jedynie na doprowadzeniu lokalu do standardu obowiązującego w danym budynku lub także na przeprowadzeniu prac ponad ten standard, dedykowanych dla najemcy. Sposób i wysokość rozliczeń stron w tym zakresie pozostaje do uzgodnienia. Przy braku szczegółowych uzgodnień stron, lokal powinien być wydany w stanie przydatnym do umówionego użytku. Po zakończeniu stosunku najmu, lokal powinien być zwrócony przez najemcę w stanie niepogorszonym, z zastrzeżeniem normalnego zużycia będącego następstwem prawidłowego używania lokalu. Oznacza to, że jeżeli najemca prawidłowo używał lokal zgodnie z jego przeznaczeniem, nie ponosi odpowiedzialności za pogorszenia się stanu lokalu, które wyraźnie wynika z prawidłowego używania. Jeżeli strony nie uzgodnią sposobu rozliczeń ulepszeń zamontowanych w lokalu przez najemcę, wynajmujący ma prawo do ich zatrzymania za zapłatą ich równowartości w chwili zwrotu lub do żądania przywrócenia przez najemcę stanu poprzedniego. Przekazanie lokalu i jego zwrot warto udokumentować protokołem zdawczo-odbiorczym podpisanym przez obydwie strony, gdzie będzie opisany stan lokalu (np. ścian, podłóg, instalacji), wykaz rzeczy znajdujących się w lokalu oraz stan liczników.
Wady lokalu lub szkody: kto za nie odpowiada i na kim ciąży obowiązek pokrycia kosztów naprawy?
Naprawy w lokalu dzielą się na: naprawy konieczne, bez których lokal nie jest przydatny do umówionego użytku, oraz na drobne naprawy, połączone ze zwykłym używaniem rzeczy przez najemcę. KC nie zawiera katalogu napraw koniecznych, stąd wskazując na przykładowy zakres takich napraw, można posiłkować się przepisami ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, gdzie do obowiązków wynajmującego należy między innymi utrzymanie w należytym stanie pomieszczeń i urządzeń budynku służących do wspólnego użytku, dokonywanie napraw lokalu lub wymiany instalacji i elementów wyposażenia technicznego w zakresie nieobciążającym najemcy, a zwłaszcza: napraw i wymiany wewnętrznych instalacji, wymiany pieców grzewczych, okien, drzwi czy podłóg i posadzek. Najemcę obciąża obowiązek pokrycia strat powstałych z jego winy. Do drobnych napraw, do których zobowiązany jest najemca, można zaliczyć drobne naprawy podłóg, drzwi, okien, instalacji i urządzeń technicznych, malowanie ścian, podłóg i wewnętrznej strony drzwi wejściowych (art. 681 KC), a także naprawę i konserwację wbudowanych mebli, urządzeń sanitarnych, pieców węglowych, itd. Poszczególne obowiązki stron w tym zakresie będą zależeć od standardu lokalu i budynku, w którym znajduje się lokal, a także od ich warunków technicznych. W umowie najmu można także określić katalog napraw, które będą obciążać strony, a które będą dostosowane do specyfiki lokalu i jego wyposażenia.
Jakie są terminy wypowiedzenia umowy przy różnych okresach najmu? W jakich sytuacjach i kto ma prawo wypowiedzieć umowę przed końcem tych terminów?
Terminy i przypadki wypowiedzenia umowy najmu zwykle są określane w treści umowy najmu.
Warto o to zadbać w celu późniejszego uniknięcia wątpliwości, kiedy możliwe będzie wypowiedzenie umowy najmu. Co więcej, w przypadku umów na czas oznaczony, zarówno wynajmujący, jak i najemca, mogą wypowiedzieć najem jedynie w przypadkach określonych w umowie najmu (art. 673 § 3 KC). Tutaj ciekawostką jest, że dopuszczalne jest określenie, że umowa może być wypowiedziana „z ważnych przyczyn”, czyli bez wskazywania określonego przypadku – niemniej strona powołująca się na tą przyczynę będzie zobowiązana wykazać w świetle danych okoliczności, czy rzeczywiście ważna przyczyna zaistniała. Wynajmujący może wypowiedzieć umowę najmu przede wszystkim w razie zaległości w zapłacie czynszu przez najemcę – przy czym tutaj należy uważać na zasadę z art. 687 KC, zgodnie z którą najemca w takim przypadku powinien zalegać z czynszem za dwa pełne okresy płatności, a wynajmujący, chcąc wypowiedzieć umowę najmu, powinien udzielić mu dodatkowego miesięcznego terminu do zapłaty zaległego czynszu. Ponadto wynajmujący może wypowiedzieć umowę najmu w razie korzystania przez najemcę z lokalu w sposób sprzeczny z umową lub gdy najemca zaniedbuje lokal do stopnia narażającego go na uszkodzenia (w tym poprzez brak informowania wynajmującego o naprawach koniecznych) albo gdy najemca poprzez swoje zachowanie czyni korzystanie z innych lokali w budynku uciążliwym. Z kolei najemca może wypowiedzieć umowę w przypadku braku usunięcia przez wynajmującego wad lokalu uniemożliwiających przewidziane w umowie używanie rzeczy albo gdy takich wad usunąć nie można, przy zastrzeżeniu jednak, że najemca w chwili zawarcia umowy najmu o nich nie wiedział.
Jeżeli chodzi o ustawowe terminy wypowiedzenia umowy najmu (czyli niezależnie od zaistnienia określonych okoliczności) występują one w przypadku umów na czas nieoznaczony, o ile strony nie określą takich terminów w umowie. Ustawowe terminy wypowiedzenia umowy najmu zgodnie z KC są następujące: jeżeli czynsz jest płatny w odstępach dłuższych niż miesiąc – najpóźniej na trzy miesiące naprzód na koniec kwartału kalendarzowego; jeżeli czynsz jest płatny miesięcznie – najpóźniej na trzy miesiące naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego (jest to zasada szczególna przy najmie lokali, przy innych przedmiotach najmu wypowiedzenie jest możliwe na miesiąc naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego); jeżeli czynsz jest płatny w odstępach czasu krótszych niż miesiąc – na trzy dni naprzód, przy najmie dziennym – na jeden dzień naprzód.
Dziękuję za rozmowę.
Joanna Kowalska
Definiując w pierwszej kolejności pojęcie lokalu użytkowego, na gruncie prawa cywilnego przyjmuje się, że będzie to lokal wykorzystywany zgodnie z przeznaczeniem na cele inne niż mieszkalne. Może mieć przykładowo postać biura, sklepu, gabinetu lekarskiego, hali magazynowej, garażu, a także odpowiednio wydzielonej i odgrodzonej powierzchni w centrum handlowym.
Odnośnie formy tej umowy, przepisy Kodeksu cywilnego (dalej zwanego jako „KC”) regulują, że umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie, a w razie niezachowania tej formy, poczytuje się umowę za zawartą na czas nieoznaczony. Brak zachowania formy pisemnej nie powoduje nieważności samej umowy najmu. Dopuszczalne jest zatem zawarcie takiej umowy również w formie ustnej.
Z uwagi na jej przedmiot, stronami umowy najmu lokalu użytkowego, a przynajmniej jedną z nich, będą zwykle przedsiębiorcy, czyli osoby wykonujące we własnym imieniu działalność gospodarczą. Umowę mogą zawrzeć także osoby fizyczne (tzw. osoby prywatne), jako że nie każdy lokal użytkowy musi być używany przez najemcę w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
Jakie elementy powinna zawierać umowa na najem lokalu, w którym będzie prowadzona sprzedaż detaliczna?
Tego rodzaju umowa najmu powinna określać w szczególności, jakiego rodzaju towary będą objęte sprzedażą, a także czy prowadzenie sprzedaży wymaga spełnienia określonych warunków (zarówno prawnych, jak zezwolenia czy koncesje, jak i technicznych). Chodzi tutaj m.in. o wskazanie w umowie najmu celu i sposobu wykorzystywania przez najemcę lokalu, czemu służy doprecyzowanie rodzaju działalności, która może być prowadzona w lokalu. Jest to istotne, albowiem używanie przez najemcę lokalu w inny sposób niż określony w umowie najmu może być regulowane przez strony jako jedna z przyczyn uprawniających wynajmującego do jej wypowiedzenia.
Czynsz – czy właściciel ma pełną swobodę w ustaleniu jego wysokości? Jak wygląda kwestia wyboru osoby odpowiedzialnej za płatności i sposób ustalenia terminów?
Wysokość, forma płatności oraz terminy zapłaty są uzgadniane przez strony w umowie najmu.
W razie braku uzgodnień odnośnie terminów zapłaty, zgodnie z art. 669 § 2 KC czynsz będzie płacony z góry, zaś termin zapłaty będzie zależał od czasu trwania umowy najmu, tj. gdy najem ma trwać nie dłużej niż miesiąc – najemca płaci za cały czas najmu, gdy najem ma trwać dłużej niż miesiąc albo gdy umowa była zawarta na czas nieoznaczony – miesięcznie, do dziesiątego dnia każdego miesiąca. Wynajmujący, mając generalnie swobodę w ustaleniu wysokości czynszu, musi brać jednak pod uwagę stawki rynkowe obowiązujące w lokalach o podobnym standardzie. Inaczej nie byłby konkurencyjny rynkowo ani atrakcyjny dla potencjalnych najemców. Wysokość czynszu oraz możliwość jego waloryzacji, określa się zwykle w umowie najmu.
Warto także pamiętać, że KC przyznaje wynajmującemu jednostronne prawo do podwyższenia stawki czynszu przy jednoczesnym wypowiedzeniu jego dotychczasowej wysokości co najmniej na miesiąc naprzód, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. W praktyce zastosowanie tego przepisu nie będzie zbyt duże, albowiem kwestie wysokości i waloryzacji czynszu, jako szczególnie istotne, najczęściej określa umowa (można zastrzec niezmienność wysokości czynszu, szczególnie w umowie na krótki okres). Przechodząc do sposobu zapłaty zwyczajowy sposób jest następujący: 1) czynsz – płatny bezpośrednio wynajmującemu, 2) media – płatne wynajmującemu na podstawie refaktury albo płatne dostawcom mediów, 3) opłaty eksploatacyjne (opłaty za korzystanie z powierzchni wspólnych oraz za usługi świadczone dla wszystkich najemców) – płatne bezpośrednio wynajmującemu.
W jakim stanie i jakimi dokumentami powinien zostać wydany i zdany lokal po zakończeniu okresu najmu?
Stan wydawanego lokalu zależy od ustaleń stron oraz od okoliczności towarzyszących zawieranej umowie. W przypadku lokalu, który został dopiero co wybudowany, możliwe jest wydanie go najemcy w stanie tzw. „deweloperskim”, w celu wykonania prac adaptacyjnych. Prace te mogą polegać jedynie na doprowadzeniu lokalu do standardu obowiązującego w danym budynku lub także na przeprowadzeniu prac ponad ten standard, dedykowanych dla najemcy. Sposób i wysokość rozliczeń stron w tym zakresie pozostaje do uzgodnienia. Przy braku szczegółowych uzgodnień stron, lokal powinien być wydany w stanie przydatnym do umówionego użytku. Po zakończeniu stosunku najmu, lokal powinien być zwrócony przez najemcę w stanie niepogorszonym, z zastrzeżeniem normalnego zużycia będącego następstwem prawidłowego używania lokalu. Oznacza to, że jeżeli najemca prawidłowo używał lokal zgodnie z jego przeznaczeniem, nie ponosi odpowiedzialności za pogorszenia się stanu lokalu, które wyraźnie wynika z prawidłowego używania. Jeżeli strony nie uzgodnią sposobu rozliczeń ulepszeń zamontowanych w lokalu przez najemcę, wynajmujący ma prawo do ich zatrzymania za zapłatą ich równowartości w chwili zwrotu lub do żądania przywrócenia przez najemcę stanu poprzedniego. Przekazanie lokalu i jego zwrot warto udokumentować protokołem zdawczo-odbiorczym podpisanym przez obydwie strony, gdzie będzie opisany stan lokalu (np. ścian, podłóg, instalacji), wykaz rzeczy znajdujących się w lokalu oraz stan liczników.
Wady lokalu lub szkody: kto za nie odpowiada i na kim ciąży obowiązek pokrycia kosztów naprawy?
Naprawy w lokalu dzielą się na: naprawy konieczne, bez których lokal nie jest przydatny do umówionego użytku, oraz na drobne naprawy, połączone ze zwykłym używaniem rzeczy przez najemcę. KC nie zawiera katalogu napraw koniecznych, stąd wskazując na przykładowy zakres takich napraw, można posiłkować się przepisami ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, gdzie do obowiązków wynajmującego należy między innymi utrzymanie w należytym stanie pomieszczeń i urządzeń budynku służących do wspólnego użytku, dokonywanie napraw lokalu lub wymiany instalacji i elementów wyposażenia technicznego w zakresie nieobciążającym najemcy, a zwłaszcza: napraw i wymiany wewnętrznych instalacji, wymiany pieców grzewczych, okien, drzwi czy podłóg i posadzek. Najemcę obciąża obowiązek pokrycia strat powstałych z jego winy. Do drobnych napraw, do których zobowiązany jest najemca, można zaliczyć drobne naprawy podłóg, drzwi, okien, instalacji i urządzeń technicznych, malowanie ścian, podłóg i wewnętrznej strony drzwi wejściowych (art. 681 KC), a także naprawę i konserwację wbudowanych mebli, urządzeń sanitarnych, pieców węglowych, itd. Poszczególne obowiązki stron w tym zakresie będą zależeć od standardu lokalu i budynku, w którym znajduje się lokal, a także od ich warunków technicznych. W umowie najmu można także określić katalog napraw, które będą obciążać strony, a które będą dostosowane do specyfiki lokalu i jego wyposażenia.
Jakie są terminy wypowiedzenia umowy przy różnych okresach najmu? W jakich sytuacjach i kto ma prawo wypowiedzieć umowę przed końcem tych terminów?
Terminy i przypadki wypowiedzenia umowy najmu zwykle są określane w treści umowy najmu.
Warto o to zadbać w celu późniejszego uniknięcia wątpliwości, kiedy możliwe będzie wypowiedzenie umowy najmu. Co więcej, w przypadku umów na czas oznaczony, zarówno wynajmujący, jak i najemca, mogą wypowiedzieć najem jedynie w przypadkach określonych w umowie najmu (art. 673 § 3 KC). Tutaj ciekawostką jest, że dopuszczalne jest określenie, że umowa może być wypowiedziana „z ważnych przyczyn”, czyli bez wskazywania określonego przypadku – niemniej strona powołująca się na tą przyczynę będzie zobowiązana wykazać w świetle danych okoliczności, czy rzeczywiście ważna przyczyna zaistniała. Wynajmujący może wypowiedzieć umowę najmu przede wszystkim w razie zaległości w zapłacie czynszu przez najemcę – przy czym tutaj należy uważać na zasadę z art. 687 KC, zgodnie z którą najemca w takim przypadku powinien zalegać z czynszem za dwa pełne okresy płatności, a wynajmujący, chcąc wypowiedzieć umowę najmu, powinien udzielić mu dodatkowego miesięcznego terminu do zapłaty zaległego czynszu. Ponadto wynajmujący może wypowiedzieć umowę najmu w razie korzystania przez najemcę z lokalu w sposób sprzeczny z umową lub gdy najemca zaniedbuje lokal do stopnia narażającego go na uszkodzenia (w tym poprzez brak informowania wynajmującego o naprawach koniecznych) albo gdy najemca poprzez swoje zachowanie czyni korzystanie z innych lokali w budynku uciążliwym. Z kolei najemca może wypowiedzieć umowę w przypadku braku usunięcia przez wynajmującego wad lokalu uniemożliwiających przewidziane w umowie używanie rzeczy albo gdy takich wad usunąć nie można, przy zastrzeżeniu jednak, że najemca w chwili zawarcia umowy najmu o nich nie wiedział.
Jeżeli chodzi o ustawowe terminy wypowiedzenia umowy najmu (czyli niezależnie od zaistnienia określonych okoliczności) występują one w przypadku umów na czas nieoznaczony, o ile strony nie określą takich terminów w umowie. Ustawowe terminy wypowiedzenia umowy najmu zgodnie z KC są następujące: jeżeli czynsz jest płatny w odstępach dłuższych niż miesiąc – najpóźniej na trzy miesiące naprzód na koniec kwartału kalendarzowego; jeżeli czynsz jest płatny miesięcznie – najpóźniej na trzy miesiące naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego (jest to zasada szczególna przy najmie lokali, przy innych przedmiotach najmu wypowiedzenie jest możliwe na miesiąc naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego); jeżeli czynsz jest płatny w odstępach czasu krótszych niż miesiąc – na trzy dni naprzód, przy najmie dziennym – na jeden dzień naprzód.
Dziękuję za rozmowę.
Joanna Kowalska
