Jednolity plik kontrolny - najważniejsze informacje

Na mocy ustawy z dnia 10 września 2015 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2015 r. poz. 1649) do naszego systemu prawa podatkowego został wprowadzony jednolity plik kontrolny (ang. Standard Audit File-Tax – SAF-T), określany skrótowo jako JPK. Implementacja JPK wiąże się z istotnymi zmianami w dotychczasowym sposobie komunikacji z organami podatkowymi, w związku z czym warto przyjrzeć się tej instytucji nieco bliżej.

Czym jest jednolity plik kontrolny?

Jednolity Plik Kontrolny jest zbiorem danych, tworzonym z systemów informatycznych podmiotu gospodarczego poprzez bezpośredni eksport danych, zawierającym informacje o operacjach gospodarczych za dany okres, posiadającym ustandaryzowany układ i format (schemat XML) umożliwiający jego łatwe przetwarzanie. Mówiąc prościej, jest to rozwiązanie informatyczne, umożliwiające przekazywanie organom podatkowym ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych w formie elektronicznej, obejmującej interesujący organ zakres (np. ewidencje VAT) oraz okres rozliczeniowy. Co do zasady żądanie będzie dotyczyć okresów już rozliczonych, za wyjątkiem faktur, których organ będzie mógł zażądać już od chwili zaistnienia obowiązku ich wystawienia, a jeszcze przed ujęciem w stosownej deklaracji.

Cały system został oparty na tzw. strukturach logicznych, czy też schemach. Tak więc przedsiębiorca będzie musiał być gotowy, by na żądanie organu podatkowego dostarczyć mu JPK w następujących obszarach (strukturach):

1. księgi rachunkowe,
2. wyciągi bankowe,
3. magazyn,
4. ewidencje zakupu i sprzedaży VAT,
5. faktury VAT,
6. podatkowa księga przychodów i rozchodów,
7. ewidencja przychodów.

Kto musi, a kto może stosować JPK?

Konieczność wdrożenia i stosowania JPK docelowo obejmie wszystkich przedsiębiorców prowadzących księgi podatkowe przy użyciu programu komputerowego. Terminy wejścia w życie obowiązku wdrożenia JPK zostały jednak zróżnicowane w zależności od kategorii przedsiębiorcy. I tak wdrożenie JPK jest obligatoryjne dla:

• dużych przedsiębiorców (tj. zatrudniających więcej niż 249 pracowników i osiągających roczny obrót netto powyżej 50 mln EUR lub posiadających sumę aktywów bilansu wyższą niż równowartość w złotych 43 milionów EUR) – już od 1 lipca 2016 roku,
  
  
• mikro, małych i średnich przedsiębiorców – od 1 lipca 2018 roku, zaś do tego czasu jest to fakultatywne.
  

Od powyższych terminów ustawodawca przewidział jeden wyjątek: zgodnie z poprawką do ustawy mali i średni przedsiębiorcy już od początku 2017 roku, a mikroprzedsiębiorcy (w tym także osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą) od początku 2018 roku, będą zobowiązani do przesyłania w formie JPK danych z ewidencji VAT. Co więcej, dane te trzeba będzie przesyłać nie na żądanie, ale automatycznie, co miesiąc.

Po raz pierwszy dane z ewidencji VAT będzie trzeba przesłać do 25 lutego 2017 r. Oznacza to, że w odniesieniu do małych i średnich przedsiębiorców pozostaje niespełna 6 miesięcy na aktualizację oprogramowania i dostosowanie jej do nowych wymogów.


O czym należy pamiętać?

Przy wdrażaniu i stosowaniu JPK należy pamiętać, że:

• aktualizacja księgowego programu komputerowego danego przedsiębiorstwa do standardów JPK może okazać się długotrwała i kosztowna (według ekspertów koszty takiej adaptacji mogą wynieść od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych);
  
  
• księgi powinny być prowadzone w języku polskim. Według stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości z 13 kwietnia 2010 r., o ile oprogramowanie używane do prowadzenia ksiąg nie musi być utrzymywane w języku polskim, to nazwy kont, opisy rodzajów transakcji, poleceń księgowania, nazwy operacji gospodarczych czy nazwy walut muszą być wprowadzane w języku polskim;
  
  
• Ministerstwo Finansów wyznaczyło dość rygorystyczne standardy bezpieczeństwa w zakresie uwierzytelniania plików JPK. Dopuszczalne jest bowiem wyłącznie podpisywanie plików bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu w rozumieniu ustawy o podpisie elektronicznym. Oznacza to, że każdy podatnik chcący przekazać pliki JPK przez Internet będzie musiał opatrzyć je bezpiecznym podpisem elektronicznym. Wymogu tego nie będą musieli spełnić podatnicy przekazujący dane na informatycznych nośnikach danych, czyli np. na płytach CD i DVD;
  
  
• przedsiębiorcę, który nie stosuje się do nowych regulacji, tj. nie ma możliwości wygenerowania JPK na żądanie organu, ignoruje żądanie organu w tym zakresie lub przesyła plik błędny, czekają liczne sankcje. Od najłagodniejszych, a więc mandatu w wysokości do 2 800 zł za jednorazowe niedociągnięcie, po te najsurowsze,  wynikające z kodeksu karnego skarbowego, czyli kary w wysokości do 17 mln zł za notoryczne unikanie i utrudnianie kontroli podatkowej.
  

Komentarz

W wielu krajach Unii Europejskiej rozwiązania podatkowe oparte na technologii SAF-T funkcjonują z powodzeniem od kilku lat. Według założeń Ministerstwa Finansów nowy system ma przede wszystkim uszczelnić system podatkowy i ułatwić wykrywanie nieprawidłowości, ale także uprościć komunikację podatnika z organami i zredukować liczbę długotrwałych, uciążliwych kontroli podatkowych. Czy te prognozy są trafne, pokaże czas – czas, którego przedsiębiorcy mają bardzo mało na wdrożenie nowych, złożonych i kosztownych rozwiązań.