Sieci handlowe coraz częściej decydują się na formalizowanie długofalowej współpracy z dystrybutorami i producentami w oparciu o konkretne warunki zapisane w kontraktach. Tego typu umowy pozwalają na regulację obowiązków obydwu stron oraz szczegółową definicję sposobów wynagradzania centrali sieci oraz punktów sprzedaży za realizację konkretnych aktywności czy osiągnięcie odpowiednich wyników w danym okresie. Zasady wynagradzania mogą różnić się w zależności od wielkości sieci/sklepu, okresu współpracy, wielkości obrotu, partnera handlowego itp.
Przy kontroli i rozliczaniu warunków współpracy zwykle jednak pojawiają się problemy. Są one przyczyną wielu utrudnień, przez które realizacja ww. procesu jest bardzo pracochłonna i mało wydajna. W przypadku, kiedy detalista współpracuje z kilkuset producentami i ma zakontraktowaną sprzedaż kilku tysięcy produktów od wielu różnych dystrybutorów, sprawne i dokładne rozliczenie się z nimi stanowi prawdziwe wyzwanie.
Często w tym momencie pojawiają się więc pytania: Jak ten złożony i czasochłonny proces usprawnić? Jak dodatkowo zyskać możliwość reakcji na zaburzenia czy ryzyka związane z niewykonaniem założonych celów, jeszcze w trakcie trwania okresu rozliczeniowego?
Obecne problemy i ograniczenia
Złożoność procesu rozliczeń oraz jego rozproszenie powodują, że wiele sieci handlowych nie dysponuje narzędziami umożliwiającymi jego sprawną realizację. Największą „bolączką” retailerów, jak wynika z badań Asseco, jest brak automatycznego przepływu danych na linii sieci/sklepy – dystrybutorzy – producenci. Z tego powodu rozliczenia, a także kontrola poziomu realizacji warunków współpracy, wykonywane są zbyt rzadko (przeważnie okresowo, np. raz na kwartał). Ponadto są pracochłonne, kosztowne i obarczone ryzykiem błędów. Sieci otrzymują dane w różnorodnej formie/plikach, którą muszą „ręcznie” standaryzować do czytelnego formatu, często poświęcając na to wiele dni by osiągnąć możliwość ich analizowania. Proces ten wymaga ponadto realizacji szeregu działań operacyjnych (ustaleń, wyjaśnień) i częstej komunikacji (telefon, e-mail) na linii sieć-producent, sieć-dystrybutorzy, sieć-poszczególne sklepy.
Ponadto największym ograniczeniem dla retailerów jest brak dostępu do bieżących wyników w dowolnym momencie trwania okresu rozliczeniowego. Niejednokrotnie sieci i sklepy poznają faktyczną realizację zakontraktowanych działań dopiero „po fakcie”, czyli po zamknięciu ww. okresu. Wówczas jest już za późno, aby odpowiednio zareagować czy rozwiązać dany problem. Niestety ma to bezpośrednie przełożenie na wartość wynagrodzenia wynikającego z kontraktu. Nawet jeśli niewiele brakowało do realizacji celu, nie da się tego już poprawić.
A przecież w tym działaniu wszystkim stronom faktycznie zależy na tym, aby zakontraktowane cele były zrealizowane. Wszyscy uczestnicy na tym przecież skorzystają. Dlatego usprawnienie procesu rozliczeń oraz jego automatyzacja są konieczne, jeśli chcemy umożliwić bieżącą kontrolę i reakcję na pojawiające się niepożądane okoliczności. Ma to ogromne znaczenie dla działalności wszystkich partnerów biznesowych.
Czas na zmiany:
automatyzacja współpracy
Jak już wspomniałem, rozwiązaniem powyższych problemów jest automatyzowanie procesu rozliczeń kontraktów, zarówno tych stałych – długoterminowych, jak i akcyjnych, a także umieszczenie ich na jednej platformie rozliczeniowej, która pozwala na sprawną obsługę procesu od początku do końca – w sposób kontrolowany i czytelny dla wszystkich uczestników.
Jak można to zrealizować? Najlepiej zacząć od usprawnienia przepływu danych (na linii sieci/sklepy – dystrybutorzy – producenci) i przeniesienia go do jednego środowiska (dla wszystkich uczestników), gwarantując unifikację, kontrolę oraz zapewnienie jakości danych – aż do momentu wygenerowania wyliczenia. Może być to realizowane w oparciu o zdefiniowane w rozwiązaniu warunki kontraktu, biorąc pod uwagę konkretne wartości benefitów przypadających na każdego z uczestników procesu.
Zastosowanie jednego spójnego rozwiązania dla wszystkich stron pozwala sieciom handlowym na szybki i stały dostęp każdego dnia do gotowych oraz wiarygodnych informacji o stanie rozliczeń – zarówno na poziomie centrali, jak i poszczególnych sklepów, według ustalonych warunków handlowych. Innymi słowy, zamiast konieczności standaryzowania i żmudnej analizy plików oraz nanoszenia na nie poszczególnych warunków, detalista otrzymuje codzienną porcję gotowych informacji opartych o dobrej jakości przetworzone dane.
Warto również dodać, że warunki kontraktowe ustalone z producentami mogą być wyliczane w trybie dziennym w oparciu o aktualne i faktyczne dane np. o zakupach u dystrybutorów. Wszystkie zainteresowane strony otrzymują zatem bieżące informacje o postępach w realizacji kontraktów (do poziomu sklepu/producenta/dystrybutora/produktów danego producenta) czy np. poziomie realizacji warunków dodatkowych związanych z kontraktami (np. standardzie ekspozycyjnym w danym sklepie).
Korzyści biznesowe
Dzięki automatyzacji procesu rozliczeń, sieć handlowa jest w stanie rozliczać się z partnerami biznesowymi dużo szybciej, dokładniej oraz mniejszym nakładem pracy. Może mieć także realny wpływ na wysokość przysługujących benefitów oraz skuteczniej realizować cele wynikające z umów. Jest w stanie reagować na problematyczne sytuacje i modyfikować swoje działania – w trakcie okresu rozliczeniowego, co może korzystnie wpłynąć na realizację celów wynikających z umów oraz wysokość ich ostatecznego wynagrodzenia. Automatyzacja wiąże się zatem z konkretnymi korzyściami finansowymi.
Rozwiązania dla Retailu by Asseco
Asseco Business Solutions wspiera sieci handlowe we współpracy z dystrybutorami i producentami – za pomocą ekosystemu nowoczesnych narzędzi wsparcia sprzedaży. Rozwiązania dla Retailu by Asseco obejmują m.in. wsparcie procesu rozliczeń zakontraktowanej współpracy. Asseco Business Solutions odpowiada za ten proces od początku do końca – od uruchomienia technicznej wymiany danych, poprzez ich przetworzenie i zapewnienie jakości, udostępnienie obszaru do definicji parametrów współpracy, aż po wygenerowanie wartościowych informacji, tzw. insightów dot. rozliczeń (jak też innych parametrów współpracy). Więcej informacji: wsparcie-sprzedazy.assecobs.pl.
Przy kontroli i rozliczaniu warunków współpracy zwykle jednak pojawiają się problemy. Są one przyczyną wielu utrudnień, przez które realizacja ww. procesu jest bardzo pracochłonna i mało wydajna. W przypadku, kiedy detalista współpracuje z kilkuset producentami i ma zakontraktowaną sprzedaż kilku tysięcy produktów od wielu różnych dystrybutorów, sprawne i dokładne rozliczenie się z nimi stanowi prawdziwe wyzwanie.
Często w tym momencie pojawiają się więc pytania: Jak ten złożony i czasochłonny proces usprawnić? Jak dodatkowo zyskać możliwość reakcji na zaburzenia czy ryzyka związane z niewykonaniem założonych celów, jeszcze w trakcie trwania okresu rozliczeniowego?
Obecne problemy i ograniczenia
Złożoność procesu rozliczeń oraz jego rozproszenie powodują, że wiele sieci handlowych nie dysponuje narzędziami umożliwiającymi jego sprawną realizację. Największą „bolączką” retailerów, jak wynika z badań Asseco, jest brak automatycznego przepływu danych na linii sieci/sklepy – dystrybutorzy – producenci. Z tego powodu rozliczenia, a także kontrola poziomu realizacji warunków współpracy, wykonywane są zbyt rzadko (przeważnie okresowo, np. raz na kwartał). Ponadto są pracochłonne, kosztowne i obarczone ryzykiem błędów. Sieci otrzymują dane w różnorodnej formie/plikach, którą muszą „ręcznie” standaryzować do czytelnego formatu, często poświęcając na to wiele dni by osiągnąć możliwość ich analizowania. Proces ten wymaga ponadto realizacji szeregu działań operacyjnych (ustaleń, wyjaśnień) i częstej komunikacji (telefon, e-mail) na linii sieć-producent, sieć-dystrybutorzy, sieć-poszczególne sklepy.
Ponadto największym ograniczeniem dla retailerów jest brak dostępu do bieżących wyników w dowolnym momencie trwania okresu rozliczeniowego. Niejednokrotnie sieci i sklepy poznają faktyczną realizację zakontraktowanych działań dopiero „po fakcie”, czyli po zamknięciu ww. okresu. Wówczas jest już za późno, aby odpowiednio zareagować czy rozwiązać dany problem. Niestety ma to bezpośrednie przełożenie na wartość wynagrodzenia wynikającego z kontraktu. Nawet jeśli niewiele brakowało do realizacji celu, nie da się tego już poprawić.
A przecież w tym działaniu wszystkim stronom faktycznie zależy na tym, aby zakontraktowane cele były zrealizowane. Wszyscy uczestnicy na tym przecież skorzystają. Dlatego usprawnienie procesu rozliczeń oraz jego automatyzacja są konieczne, jeśli chcemy umożliwić bieżącą kontrolę i reakcję na pojawiające się niepożądane okoliczności. Ma to ogromne znaczenie dla działalności wszystkich partnerów biznesowych.
Czas na zmiany:
automatyzacja współpracy
Jak już wspomniałem, rozwiązaniem powyższych problemów jest automatyzowanie procesu rozliczeń kontraktów, zarówno tych stałych – długoterminowych, jak i akcyjnych, a także umieszczenie ich na jednej platformie rozliczeniowej, która pozwala na sprawną obsługę procesu od początku do końca – w sposób kontrolowany i czytelny dla wszystkich uczestników.
Jak można to zrealizować? Najlepiej zacząć od usprawnienia przepływu danych (na linii sieci/sklepy – dystrybutorzy – producenci) i przeniesienia go do jednego środowiska (dla wszystkich uczestników), gwarantując unifikację, kontrolę oraz zapewnienie jakości danych – aż do momentu wygenerowania wyliczenia. Może być to realizowane w oparciu o zdefiniowane w rozwiązaniu warunki kontraktu, biorąc pod uwagę konkretne wartości benefitów przypadających na każdego z uczestników procesu.
Zastosowanie jednego spójnego rozwiązania dla wszystkich stron pozwala sieciom handlowym na szybki i stały dostęp każdego dnia do gotowych oraz wiarygodnych informacji o stanie rozliczeń – zarówno na poziomie centrali, jak i poszczególnych sklepów, według ustalonych warunków handlowych. Innymi słowy, zamiast konieczności standaryzowania i żmudnej analizy plików oraz nanoszenia na nie poszczególnych warunków, detalista otrzymuje codzienną porcję gotowych informacji opartych o dobrej jakości przetworzone dane.
Warto również dodać, że warunki kontraktowe ustalone z producentami mogą być wyliczane w trybie dziennym w oparciu o aktualne i faktyczne dane np. o zakupach u dystrybutorów. Wszystkie zainteresowane strony otrzymują zatem bieżące informacje o postępach w realizacji kontraktów (do poziomu sklepu/producenta/dystrybutora/produktów danego producenta) czy np. poziomie realizacji warunków dodatkowych związanych z kontraktami (np. standardzie ekspozycyjnym w danym sklepie).
Korzyści biznesowe
Dzięki automatyzacji procesu rozliczeń, sieć handlowa jest w stanie rozliczać się z partnerami biznesowymi dużo szybciej, dokładniej oraz mniejszym nakładem pracy. Może mieć także realny wpływ na wysokość przysługujących benefitów oraz skuteczniej realizować cele wynikające z umów. Jest w stanie reagować na problematyczne sytuacje i modyfikować swoje działania – w trakcie okresu rozliczeniowego, co może korzystnie wpłynąć na realizację celów wynikających z umów oraz wysokość ich ostatecznego wynagrodzenia. Automatyzacja wiąże się zatem z konkretnymi korzyściami finansowymi.
Rozwiązania dla Retailu by Asseco
Asseco Business Solutions wspiera sieci handlowe we współpracy z dystrybutorami i producentami – za pomocą ekosystemu nowoczesnych narzędzi wsparcia sprzedaży. Rozwiązania dla Retailu by Asseco obejmują m.in. wsparcie procesu rozliczeń zakontraktowanej współpracy. Asseco Business Solutions odpowiada za ten proces od początku do końca – od uruchomienia technicznej wymiany danych, poprzez ich przetworzenie i zapewnienie jakości, udostępnienie obszaru do definicji parametrów współpracy, aż po wygenerowanie wartościowych informacji, tzw. insightów dot. rozliczeń (jak też innych parametrów współpracy). Więcej informacji: wsparcie-sprzedazy.assecobs.pl.
