Rok 2026 był dla przedsiębiorców okresem wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur. Najpierw obowiązek objął największe firmy, a następnie kolejne grupy podatników. Konieczne stało się dostosowanie sposobu wystawiania dokumentów, nadawania uprawnień i odbierania faktur kosztowych. W 2027 roku zakończą się kolejne okresy przejściowe, a nowe wymagania obejmą nie tylko księgowych, lecz także osoby odpowiedzialne za firmowe płatności i bieżące zakupy.
Nowe zasady przelewów i identyfikacji faktur
Jedna z najważniejszych zmian dotyczy płatności. Od 1 stycznia 2027 roku czynni podatnicy VAT, regulując należności za faktury na rzecz innych czynnych podatników VAT, będą musieli podawać numer identyfikujący dokument w KSeF. Obowiązek obejmie przelewy, w których możliwe jest wskazanie tytułu płatności.
Dotychczas przedsiębiorcy wpisywali w tytule przelewu przede wszystkim numer faktury nadany przez sprzedawcę. Po zmianach w określonych przypadkach konieczne będzie posługiwanie się również numerem nadanym przez KSeF. Są to dwa odrębne oznaczenia, których nie należy ze sobą mylić.
W przypadku jednoczesnego opłacania kilku faktur od jednego dostawcy nie będzie konieczne wpisywanie każdego numeru osobno. System umożliwia wygenerowanie identyfikatora zbiorczego, który pozwoli powiązać jedną płatność z kilkoma dokumentami.
W praktyce oznacza to konieczność dostosowania systemów finansowo-księgowych i bankowości elektronicznej do nowych wymagań.
Bankowość elektroniczna ułatwi rozliczenia
Nowe zasady nie muszą oznaczać dodatkowej pracy. Wiele banków oferuje rozwiązania umożliwiające obsługę KSeF bezpośrednio w bankowości elektronicznej. Pozwalają one pobierać faktury wraz z nadanymi im numerami, a następnie automatycznie uzupełniać dane podczas przygotowywania przelewów.
Dzięki temu przedsiębiorca nie musi ręcznie przepisywać identyfikatorów, co ogranicza ryzyko pomyłek i oszczędza czas. W zależności od oferty banku możliwe jest również wystawianie i odbieranie faktur, kontrolowanie terminów płatności oraz przekazywanie dokumentów do księgowości.
Zmiany w mechanizmie split payment
Nowe wymagania obejmą także mechanizm podzielonej płatności (MPP). Obecnie przedsiębiorca wykonujący przelew w tym systemie podaje m.in. kwotę brutto, kwotę VAT, NIP sprzedawcy i numer faktury. Od 1 stycznia 2027 roku, w przypadku płatności za fakturę wystawioną w KSeF, będzie musiał wskazać numer nadany przez system zamiast dotychczasowego numeru dokumentu.
Zmieni się również sposób realizowania przelewów zbiorczych. Przedsiębiorcy będą mogli jednym przelewem MPP opłacić kilka wybranych faktur ustrukturyzowanych od tego samego dostawcy, wykorzystując identyfikator zbiorczy wygenerowany w KSeF.
Bez zmian pozostanie sam mechanizm podziału płatności. Kwota netto nadal będzie trafiała na rachunek rozliczeniowy sprzedawcy, a VAT na jego rachunek VAT.
Jak podkreśla Beata Morawska-Mikołajek, Specjalista ds.księgowości, Ekspert ds. VAT z CashDirector S.A.:
Koniec faktur uproszczonych w formie paragonów z NIP
Od 1 stycznia 2027 roku przedsiębiorcy stracą możliwość korzystania z dotychczasowego uproszczenia przy dokumentowaniu drobnych zakupów firmowych. Chodzi o paragony z NIP nabywcy na kwotę nieprzekraczającą 450 zł lub 100 euro, które obecnie są uznawane za faktury uproszczone.
Rozwiązanie to jest szczególnie popularne przy tankowaniu samochodów służbowych, zakupach materiałów biurowych czy innych drobnych wydatkach. Wystarczy podać NIP przed wystawieniem paragonu, aby otrzymać dokument, który może stanowić podstawę rozliczenia zakupu i odliczenia VAT na zasadach ogólnych.
Od 2027 roku paragony z NIP nadal będą wystawiane, ale nie będą już traktowane jako faktury uproszczone. Przedsiębiorca chcący udokumentować zakup firmowy fakturą będzie musiał poprosić sprzedawcę o wystawienie odrębnego dokumentu, co do zasady za pośrednictwem KSeF.
Oznacza to konieczność zwracania większej uwagi na sposób dokumentowania nawet niewielkich wydatków. Sam paragon z NIP nie wystarczy już do odliczenia VAT jako faktura uproszczona.
KSeF obejmie również najmniejsze firmy
Do końca 2026 roku część przedsiębiorców może jeszcze wystawiać faktury poza KSeF. Dotyczy to podatników, których miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej takimi fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto.
Rozwiązanie przejściowe miało ułatwić wdrożenie systemu najmniejszym przedsiębiorcom, w tym osobom wystawiającym zaledwie kilka faktur miesięcznie.
Od 1 stycznia 2027 roku zwolnienie przestanie obowiązywać. Również najmniejsze firmy zostaną objęte obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF, jeśli dotyczą ich przepisy o obowiązkowym e-fakturowaniu.
Nie będzie to jednak oznaczało konieczności zakupu płatnego oprogramowania. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia do wystawiania faktur. Możliwe będzie również korzystanie z rozwiązań oferowanych przez banki w ramach bankowości elektronicznej.
Rok bez kar za błędy związane z KSeF
Wśród nadchodzących zmian jest również rozwiązanie, które może ułatwić przedsiębiorcom dostosowanie się do nowych wymagań. 20 października 2026 roku Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy wydłużający okres bez kar pieniężnych za błędy związane z KSeF do końca 2027 roku. Jeśli przepisy wejdą w życie, sankcje przewidziane w ustawie o VAT będą mogły być stosowane dopiero od 1 stycznia 2028 roku.
Dodatkowy rok ma pozwolić firmom na dostosowanie procesów, poprawienie błędów i lepsze opanowanie nowych zasad. Nie oznacza to jednak przesunięcia samego obowiązku korzystania z systemu. Przedsiębiorcy nadal będą musieli prawidłowo wystawiać faktury i rozliczać podatki.
Administracja skarbowa ma w tym okresie przede wszystkim przypominać o obowiązkach. Brak stosowania KSeF mimo wcześniejszych wezwań może jednak skłonić urzędników do sprawdzenia, czy nie prowadzi to do nieprawidłowości w rozliczeniach VAT.
Jak podkreśla Beata Morawska-Mikołajek:
KSeF częścią codziennego prowadzenia firmy
W 2026 roku przedsiębiorcy koncentrowali się przede wszystkim na nauce wystawiania i odbierania faktur w nowym systemie. Rok 2027 przyniesie kolejny etap cyfryzacji rozliczeń, obejmujący również płatności, dokumentowanie zakupów i najmniejsze firmy.
Nowe obowiązki będą wymagały zmiany dotychczasowych przyzwyczajeń, ale mogą również usprawnić obieg dokumentów, ułatwić kontrolowanie należności i ograniczyć ręczną obsługę faktur. Wykorzystanie integracji KSeF z systemami księgowymi i bankowością elektroniczną może z czasem przełożyć się na sprawniejsze zarządzanie firmowymi finansami.
Źródło: Core PR
Fot. Pixabay
Nowe zasady przelewów i identyfikacji faktur
Jedna z najważniejszych zmian dotyczy płatności. Od 1 stycznia 2027 roku czynni podatnicy VAT, regulując należności za faktury na rzecz innych czynnych podatników VAT, będą musieli podawać numer identyfikujący dokument w KSeF. Obowiązek obejmie przelewy, w których możliwe jest wskazanie tytułu płatności.
Dotychczas przedsiębiorcy wpisywali w tytule przelewu przede wszystkim numer faktury nadany przez sprzedawcę. Po zmianach w określonych przypadkach konieczne będzie posługiwanie się również numerem nadanym przez KSeF. Są to dwa odrębne oznaczenia, których nie należy ze sobą mylić.
W przypadku jednoczesnego opłacania kilku faktur od jednego dostawcy nie będzie konieczne wpisywanie każdego numeru osobno. System umożliwia wygenerowanie identyfikatora zbiorczego, który pozwoli powiązać jedną płatność z kilkoma dokumentami.
W praktyce oznacza to konieczność dostosowania systemów finansowo-księgowych i bankowości elektronicznej do nowych wymagań.
Bankowość elektroniczna ułatwi rozliczenia
Nowe zasady nie muszą oznaczać dodatkowej pracy. Wiele banków oferuje rozwiązania umożliwiające obsługę KSeF bezpośrednio w bankowości elektronicznej. Pozwalają one pobierać faktury wraz z nadanymi im numerami, a następnie automatycznie uzupełniać dane podczas przygotowywania przelewów.
Dzięki temu przedsiębiorca nie musi ręcznie przepisywać identyfikatorów, co ogranicza ryzyko pomyłek i oszczędza czas. W zależności od oferty banku możliwe jest również wystawianie i odbieranie faktur, kontrolowanie terminów płatności oraz przekazywanie dokumentów do księgowości.
Zmiany w mechanizmie split payment
Nowe wymagania obejmą także mechanizm podzielonej płatności (MPP). Obecnie przedsiębiorca wykonujący przelew w tym systemie podaje m.in. kwotę brutto, kwotę VAT, NIP sprzedawcy i numer faktury. Od 1 stycznia 2027 roku, w przypadku płatności za fakturę wystawioną w KSeF, będzie musiał wskazać numer nadany przez system zamiast dotychczasowego numeru dokumentu.
Zmieni się również sposób realizowania przelewów zbiorczych. Przedsiębiorcy będą mogli jednym przelewem MPP opłacić kilka wybranych faktur ustrukturyzowanych od tego samego dostawcy, wykorzystując identyfikator zbiorczy wygenerowany w KSeF.
Bez zmian pozostanie sam mechanizm podziału płatności. Kwota netto nadal będzie trafiała na rachunek rozliczeniowy sprzedawcy, a VAT na jego rachunek VAT.
Jak podkreśla Beata Morawska-Mikołajek, Specjalista ds.księgowości, Ekspert ds. VAT z CashDirector S.A.:
„Kwoty i podział płatności pozostają takie same, zmienia się identyfikator dokumentu. Dla przedsiębiorców będzie to oznaczało przede wszystkim zmianę dotychczasowych przyzwyczajeń. Zamiast numeru faktury nadanego przez sprzedawcę, w komunikacie przelewu MPP trzeba będzie podać numer KSeF. Nowe zasady przyniosą również udogodnienia. Identyfikator zbiorczy KSeF ułatwi zarządzanie płatnościami. Firmy zyskają większą elastyczność w wyborze opłacanych faktur, co może być szczególnie przydatne przy regularnej współpracy z tymi samymi dostawcami. Warto też pamiętać o zaliczkach. Jeśli przedsiębiorca wpłaca zaliczkę przed wystawieniem faktury zaliczkowej, np. na podstawie faktury pro forma, zasady pozostaną bez zmian. W komunikacie przelewu MPP nadal będzie można wpisać słowo »zaliczka« zamiast numeru faktury. Pro forma nie jest bowiem fakturą w rozumieniu przepisów o VAT i nie otrzymuje numeru KSeF."
Koniec faktur uproszczonych w formie paragonów z NIP
Od 1 stycznia 2027 roku przedsiębiorcy stracą możliwość korzystania z dotychczasowego uproszczenia przy dokumentowaniu drobnych zakupów firmowych. Chodzi o paragony z NIP nabywcy na kwotę nieprzekraczającą 450 zł lub 100 euro, które obecnie są uznawane za faktury uproszczone.
Rozwiązanie to jest szczególnie popularne przy tankowaniu samochodów służbowych, zakupach materiałów biurowych czy innych drobnych wydatkach. Wystarczy podać NIP przed wystawieniem paragonu, aby otrzymać dokument, który może stanowić podstawę rozliczenia zakupu i odliczenia VAT na zasadach ogólnych.
Od 2027 roku paragony z NIP nadal będą wystawiane, ale nie będą już traktowane jako faktury uproszczone. Przedsiębiorca chcący udokumentować zakup firmowy fakturą będzie musiał poprosić sprzedawcę o wystawienie odrębnego dokumentu, co do zasady za pośrednictwem KSeF.
Oznacza to konieczność zwracania większej uwagi na sposób dokumentowania nawet niewielkich wydatków. Sam paragon z NIP nie wystarczy już do odliczenia VAT jako faktura uproszczona.
KSeF obejmie również najmniejsze firmy
Do końca 2026 roku część przedsiębiorców może jeszcze wystawiać faktury poza KSeF. Dotyczy to podatników, których miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej takimi fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto.
Rozwiązanie przejściowe miało ułatwić wdrożenie systemu najmniejszym przedsiębiorcom, w tym osobom wystawiającym zaledwie kilka faktur miesięcznie.
Od 1 stycznia 2027 roku zwolnienie przestanie obowiązywać. Również najmniejsze firmy zostaną objęte obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF, jeśli dotyczą ich przepisy o obowiązkowym e-fakturowaniu.
Nie będzie to jednak oznaczało konieczności zakupu płatnego oprogramowania. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia do wystawiania faktur. Możliwe będzie również korzystanie z rozwiązań oferowanych przez banki w ramach bankowości elektronicznej.
Rok bez kar za błędy związane z KSeF
Wśród nadchodzących zmian jest również rozwiązanie, które może ułatwić przedsiębiorcom dostosowanie się do nowych wymagań. 20 października 2026 roku Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy wydłużający okres bez kar pieniężnych za błędy związane z KSeF do końca 2027 roku. Jeśli przepisy wejdą w życie, sankcje przewidziane w ustawie o VAT będą mogły być stosowane dopiero od 1 stycznia 2028 roku.
Dodatkowy rok ma pozwolić firmom na dostosowanie procesów, poprawienie błędów i lepsze opanowanie nowych zasad. Nie oznacza to jednak przesunięcia samego obowiązku korzystania z systemu. Przedsiębiorcy nadal będą musieli prawidłowo wystawiać faktury i rozliczać podatki.
Administracja skarbowa ma w tym okresie przede wszystkim przypominać o obowiązkach. Brak stosowania KSeF mimo wcześniejszych wezwań może jednak skłonić urzędników do sprawdzenia, czy nie prowadzi to do nieprawidłowości w rozliczeniach VAT.
Jak podkreśla Beata Morawska-Mikołajek:
„Planowane odroczenie kar dotyczy błędów związanych ze stosowaniem KSeF, a nie nieprawidłowości w rozliczeniach podatkowych. Przedsiębiorcy nadal będą odpowiadać za prawidłowe rozliczanie VAT, a ewentualne uchybienia w tym zakresie pozostaną przedmiotem zainteresowania organów podatkowych. Co więcej, uporczywe niestosowanie KSeF może skłonić administrację skarbową do dokładniejszej weryfikacji rozliczeń firmy, a w uzasadnionych przypadkach również do podjęcia czynności sprawdzających lub wszczęcia kontroli podatkowej. Dlatego dodatkowego roku bez kar nie należy traktować jako przyzwolenia na ignorowanie nowych obowiązków."
KSeF częścią codziennego prowadzenia firmy
W 2026 roku przedsiębiorcy koncentrowali się przede wszystkim na nauce wystawiania i odbierania faktur w nowym systemie. Rok 2027 przyniesie kolejny etap cyfryzacji rozliczeń, obejmujący również płatności, dokumentowanie zakupów i najmniejsze firmy.
Nowe obowiązki będą wymagały zmiany dotychczasowych przyzwyczajeń, ale mogą również usprawnić obieg dokumentów, ułatwić kontrolowanie należności i ograniczyć ręczną obsługę faktur. Wykorzystanie integracji KSeF z systemami księgowymi i bankowością elektroniczną może z czasem przełożyć się na sprawniejsze zarządzanie firmowymi finansami.
Źródło: Core PR
Fot. Pixabay
